Rumahsakit Elektronik, Tulisan II

Setelah 3 tahun lebih berlalu, sejak tulisan pertama saya mengenai RS Elektronik (klik di Rumahsakit Elektronik, Tulisan I), baru sempat sekarang atau kalau boleh dikata cukup PD (Percaya Diri) membuat edisi kedua dari tulisan di akhir tahun 2014 itu.

Selain karena sekarang waktu tidak saya prioritaskan menulis di blog ini, juga karena beban waktu offline yang cukup besar sekarang ini. Tak apalah, semoga saya bisa berbagi dan merekam milestone sejarah per-digital-an di RS kami.

Saya mulai dari cerita mengenai kiriman pesan pribadi seorang direktur sebuah RS besar milik salah satu ormas besar di Indonesia kepada saya, beliau ingin berkunjung ke RS kami bersama tim-nya untuk melihat implementasi sistem rekam medis elektronik (Electronic Medical Record – EMR/e-MR).

Sungguh, saya heran. Begitu juga ketika saya paparkan kepada teman-teman di tim IT (Informasi & Teknologi) kami, mereka dengan muka ragu mengungkapkan: “apa ga salah itu? mereka lebih canggih, SDM IT maupun sarana mereka, kita berguru sama mereka?”. Tapi ya ga mungkin kami menolak mereka, sehingga terwujudlah pertemuan itu. Karena saya juga masih penasaran, dengan rendah hati sambil tersenyum akhirnya saya tanyakan kepada beliau saat beliau dan tim berkunjung, dapat info dari mana dan mengapa memilih berkunjung ke tempat kami. Dapatlah jawaban itu, ternyata beliau dapat info dari sebuah grup dokter spesialis, ada yang memberitahu bahwa RS kami telah menerapkan sistem e-MR dan sukses alias berjalan dengan baik serta mampu mengkondisikan penggunanya. Saya ya masih penasaran dan mengulang pertanyaan dari tim saya, bukankah di sana juga sudah punya sistem itu dan lebih canggih, mahal, dan diampu oleh SDM berkualitas. Bisa kualat kami para murid ini. Beliau tertawa dan bilang: “tidak selamanya guru itu lebih pintar dari muridnya”. Semoga ini tidak membuat kepala saya dan tim semakin besar, bahaya nanti bisa pecah, hahaha… Karena sebelumnya saya juga sudah bilang ke tim saya: “Nah, itu! mestinya kepercayaan dari pihak lain membuat kita semakin percaya diri, giat, ulet dan semakin cepat inovasinya, meski dengan kekuatan terbatas, jangan buat mereka kecewa!”

Bisa ditebak selanjutnya, tim dari RS itu banyak bertanya mengenai beberapa hal penting terkait implementasi e-MR. Mereka awalnya memang pernah menerapkan e-MR namun sekarang berhenti dan para pengguna terutama dokter tidak banyak yang mendukung. Jadi antara lain yang saya ingat pertanyaannya:

1. Bagaimana supaya pengguna seperti dokter dan petugas RS lainnya mau menggunakan e-MR
2. Bagaimana perjalanan sistem e-MR di RS kami
3. Bagaimana cara membangun dan menjalankan sistemnya
4. Modal apa yang diperlukan
5. Bagaimana kaitannya dengan efisiensi dan efektifitas pelayanan
6. Apa saja kesulitan lain yang dialami selain faktor pengguna

Pertanyaan di atas terungkap secara eksplisit maupun implisit dalam forum diskusi di ruangan sebelum melihat langsung ke lapangan/area pelayanan. Saya dan tim banyak bicara dan dengan senang hati semua diungkapkan terkait pertanyaan-pertanyaan di atas. Supaya mudah saya tuliskan secara berurut jawabannya sesuai pertanyaan di atas:

1. Bagaimana supaya pengguna seperti dokter dan petugas RS lainnya mau menggunakan e-MR
Sederhananya implementasi e-MR ini dipengaruhi oleh 3 faktor yaitu: brainware, hardware, software. Kami menerangkan bahwa brainware adalah faktor terpenting baik meliputi top management/direktur, SDM IT, dan segenap SDM pendukung dan pengguna e-MR ini. Dan yang terpenting adalah dari para pengguna e-MR itu sendiri. Pertama, kami telah memetakan 3 kelompok pengguna e-MR ini, yaitu: 1. mendukung sepenuhnya e-MR dan sudah menggunakan e-MR, 2. mendukung penggunaan e-MR namun belum mampu menggunakannya (gagap teknologi), 3. menolak penggunaan e-MR. Kelompok ke-3 sebenarnya dapat dibagi menjadi 2 kelompok lagi yaitu: 1. tidak mau menggunakan e-MR karena merasa menyulitkan (gagap teknologi) dan memang merasa tidak perlu, 2. tidak mau menggunakan e-MR dengan alasan yang belum terungkap. Tim kami fokus kepada pengguna e-MR kelompok ke-1 dan ke-2 sehingga penyempurnaan sistem juga berjalan dengan baik dengan mengabaikan sementara pengguna kelompok ke-3. Sehingga akhirnya dalam waktu sekitar 1 tahun mencapai penggunaan 75%, tentu ini berasal dari kelompok ke-1 dan ke-2. Angka ini melahirkan dampak positif untuk mempengaruhi kelompok yang semakin minoritas apalagi ditambah oleh tekanan-tekanan dari luar sistem seperti sistem BPJS Kesehatan yang menghendaki efisiensi klaim pelayanan dan pembayaran melalui electronic claim (e-claim) menuju kepada virtual claim (v-claim). Sampai saat ini telah berhasil melewati angka lebih dari 80% pengguna e-MR di RS kami. Kami memang melakukan proses terus-menerus secara perlahan namun pasti dan konsisten agar tidak terjadi kondisi patah semangat dan tanpa bukti yang jelas, sehingga dapat berakibat terjadinya situasi set back/mundur, jalan di tempat atau bahkan berhenti menggunakan e-MR seperti terjadi RS yang berkunjung ke tempat kami itu. Kedua, kami menjadikan pengguna sebagai mitra karib dan pemberi masukan utama terhadap penyempurnaan sistem e-MR dan tim IT harus rela, rendah hati, serta terbuka menerima masukan yang muncul, karena e-MR ini memang akan dipakai oleh pengguna bukan oleh tim IT. Tim IT bahkan secara pro aktif intens mengkomukasikan dengan para pengguna dan responsif mengadakan perbaikan, sehingga update e-MR langung dapat diuji-cobakan dan semakin dirasakan kemudahannya oleh pengguna. Ketiga, membentuk tim digital yang terdiri dari komponen tim IT dan perwakilan setiap unit kerja yang memiliki posisi tawar tinggi di unitnya dan tentu saja berkemauan kuat menjadi contoh dan edukator di unitnya masing-masing. Tahun ini saya menaikkan posisi tawar tim IT dengan menjadikan mereka sebagai bagian tersendiri dan digabung dengan tim rekam medis, karena kaitan yang sangat erat dalam sistem digitalisasi RS untuk semakin memudahkan koordinasi dan implementasi lanjutan.

2. Bagaimana perjalanan sistem e-MR di RS kami
Pada dasarnya hampir sama dengan RS lain yang sudah lebih dulu melakukan implementasi, yaitu dimulai dari sistem yang dibuat untuk unit tertentu dan belum terintegrasi dengan semua unit. Sebagai sebuah RS yang sudah berjalan lebih dahulu tanpa melalui sistem elektronik di awal beroperasi, hal ini merupakan sebuah kewajaran, berbeda mungkin dengan RS baru yang langsung mengimplementasikan sistem elektroniknya secara mandatory (wajib) terintegrasi untuk semua unit dan menjadi syarat mutlak bagi SDM yang mendaftar ke RS tersebut sebagai pekerja.

3. Bagaimana cara membangun dan menjalankan sistemnya
Pertanyaan ini ada kaitan dengan jawaban pertanyaan pertama, kami memilih untuk mengembangkan SDM IT (brainware) kami melalui pembelajaran yang panjang sehingga melahirkan tim yang handal dan pantang menyerah dibanding berkutat kepada kemampuan membeli software outsourcing atau fokus kepada kecanggihan hardware. Tidak. Sebagai RS yang memiliki kemampuan finansial terbatas kami menyadari bahwa membeli aplikasi dari pihak ketiga hanya akan menjadi beban secara berkepanjangan bagi RS kami, seperti pengalaman masa lalu yang pernah kami lewati. Selain itu untuk memfasilitasi pembalajaran yang baik bagi tim dan pengguna, kami membangun sebuah lab IT yang menjadi pusat diskusi, pengembangan, analisis, uji coba, dan edukasi bagi tim dan pengguna. Juga, tim digital semakin lengkap formasinya dengan melakukan edukasi secara aktif dalam format on job training dan sistem troubleshoot/penyelesaian masalah yang reponsif. Tim IT sekarang sudah bekerja dan standby menjadi 3 shift, pagi, siang, malam, 24 jam.

4. Modal apa yang diperlukan
Utamanya (mungkin) modal nekat dan ngeyel yah… hahaha. Pengalaman kami beberapa kali dulu terjadi gesekan yang besar dengan berbagai komponen faktor yang ada. Tapi itu justru menjadi sebuah tantangan dengan kerangka berpikir shared vision untuk kemajuan RS dan mewujudkan pelayanan yang lebih baik. Kemajuan teknologi tidak akan terbendung, tinggal kita mau menyesuaikan dengan mengikuti iramanya bahkan berinovasi atau memilih tertinggal jauh. Itu hanya sebuah pilihan, namun dampaknya mesti harus disadari oleh segenap komponen yang ada di RS, sebelum terlambat. Ya, sebenarnya modalnya cuma itu, karena modal-modal lainnya insyaAllah akan mengikuti saja.

5. Bagaimana kaitannya dengan efisiensi dan efektifitas pelayanan
Yah, lagi-lagi ini terkait dengan jawaban pertanyaan nomor 1. Bagaimana sebanyak mungkin menghadirkan testimoni positif penggunaan e-MR, tanpa bosan kepada segenap komponben RS, paparkan segala hal yang positif, klarifikasi hal yang negatif, antisipasi kemungkinan hambatan seperti permasalahan hardware, software, serta virus. Jelas tidak dapat terbantahkan dari berbagai bukti di sektor lain dan sektor perumahsakitan sendiri, bahwa implementasi e-MR yang baik dapat sangat-sangat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan kepada pasien dan berdampak baik kepada pengguna e-MR itu sendiri. Di lapangan RS yang berkunjung ke tempat kami dapat langsung melihat dua hal tersebut dan testimoni yang langsung mereka dapat lihat dan dengarkan dari para pengguna e-MR. Detail dua ini dapat dibaca lagi di tulisan pertama saya tentang RS Elektronik (klik di Rumahsakit Elektronik, Tulisan I)

6. Apa saja kesulitan lain yang dialami selain faktor pengguna
Telah saya singgung sekilas di poin-poin sebelumnya, yaitu isu hardware dan software. Ke depan kami memerlukan perbaikan kepada dua hal itu. Migrasi software juga sudah dilakukan bertahap untuk mengefisienkan biaya dan antisipasi serangan virus dan isu sekuritas lainnya. Perbaikan prosedur kerja meliputi dokumen-dokumen panduan, prosedur operasional baku, edukasi, dan antisipasi masalah. Dari sisi inti aplikasi, kita memilih ke arah opensource dan no dependency operating system, yaitu sistem web-based dikombinasikan dengan mobile system berbasis seperti android. Dari sisi hardware juga pengembangan untuk kemampuan yang lebih handal, rancangan ergonomik untuk meminimalkan penyakit akibat kerja menggunakan sistem elektronik yang berkepanjangan, serta sistem cadangan (back up) yang lebih baik. Di luar itu ada dukungan hardware berupa sistem kelistrikan dan jaringan intra dan internet yang diharapkan semakin baik.

Pada akhirnya, e-MR ini hanyalah merupakan sebuah komponen dari banyak komponen lain yang sebaiknya tergabung di dalam sebuah sistem RS elektronik. Biasanya disebut juga SIM RS, Sistem Imformasi Manajemen Rumah Sakit atau dalam versi luar negeri disebut HIS, Hospital Information System. Dan di RS kami, memang kami bukan menyebutnya e-MR, tapi SIM RS, dengan visi yang jauh ke depan untuk menjadi sebuah Smart Cyber Hospital.

Sementara ini yang dapat saya paparkan mengenai perkembangan e-MR di RS kami. Semoga dengan sharing yang singkat ini dapat memberikan kontribusi untuk perkembangan sistem e-MR di RS lain. Salam.