Rumahsakit Elektronik, Tulisan I

Menjadikan rumahsakit (RS) tempat saya berkerja, memiliki sistem berbasis elektronik secara menyeluruh adalah impian besar saya. Impian ini tentu tidak mudah begitu saja terwujud mengingat sebagian besar komponen di RS saya masih belum begitu akrab dengan sistem elektronik. Ya, maklum saja, unsur RS sebagian besar, secara umum, masih berorientasi melayani pelanggan (pasien dan keluarganya serta mitra) tanpa perlu memikirkan efektifitas dan efisiensi proses melahirkan layanan itu sendiri. Sebenarnya ini agak ambigu menurut saya, di satu sisi sebenarnya generasi terkini (termasuk generasi tua yang terpapar era teknologi elektronik) telah dilingkupi oleh lingkungan elektronik, baik sadar atau tidak sadar, justru telah mereka akrabi dalam kehidupan sehari-hari. Namun di sisi lain, sebagian besar justru tidak menjadikan sarana ini untuk benar-benar mempermudah hidup mereka dan memberikan kualitas hidup yang lebih baik. Bisa dikatakan sebagian besar hanya untuk gaya hidup saja, biar dianggap tidak gagap teknologi, tidak dianggap kurang pergaulan. Namun, tidak menyadari filosofi, hal yang melandasi, lahirnya suatu teknologi elektronik, yaitu mempermudah hidup dan kehidupan. Akhirnya tidak sedikit juga di  era elektronik terjadi permasalahan. Contoh nyata, era elektronik sosial media. Indonesia termasuk pangsa besarnya, dan tidak jarang kita dengar semakin marak kasus-kasus permasalahan hidup dan kemasyarakatan yang lahir dari keberadaan sosial media elektronik ini.

Baiklah, saya kembali ke topik. Namun saya tidak mau membahas pengertian dari sistem elektronik itu sendiri, bisa jadi akan banyak perdebatan. Boleh saja, ada yang bilang digitalisasi, ada yang bilang paperless, ada yang bilang komputerisasi, ada yang bilang otomatisasi, ada yang bilang macam-macam lainnya. Terserahlah. Saya ingin memberi gambaran saja bahwa yang ingin diharapkan dalam penerapan RS elektronik inilah adalah untuk mempermudah proses-proses pelayanan kerumahsakitan, memberi nilai tambah, perbaikan kualitas, dan peningkatan kuantitas. Tentu saja kesan level terendah dari sistem elektronik itu adalah: biar kelihatan canggih. Itu hanya efek ikutan saja.

Ada banyak segi yang bisa kita wujudkan dalam menuju RS berbasis elektronik. Coba kita perhatikan berapa banyak unsur proses pelayanan non-elektronik dalam sistem kerumahsakitan. Ada proses surat menyurat atau keadministrasian meliputi surat keluar masuk, memo, notulensi, undangan, disposisi, surat keputusan, surat edaran, surat peringatan, dan sebagainya. Ada proses pelayanan medis itu sendiri meliputi catatan medis pasien, berkas surat rujukan, surat persetujuan medis, surat pemeriksaan penunjang, proses edukasi pasien dan keluarga. Ada proses administrasi keuangan seperti tagihan biaya, dan sebagainya. Ada proses pengelolaan sumber daya lainnya seperti sarana prasarana, dan kekaryawanan. Sebagian besar pada awalnya dan masih berstatus sebagai proses yang dilakukan secara non-elektronik. Di sinilah mungkin bisa terjadi perbedaan persepsi. Contohnya, dalam sistem pengolahan karyawan sudah dilakukan secara elektronik kok, buktinya semua berkas kekaryawan sudah dilakukan input menggunakan komputer. Namun ketika ditanyakan apakah sudah bisa dilakukan pemetaan profil umum kekaryawan suatu rumahsakit secara cepat dan realtime, serta otomatis? Tentu ini belum banyak yang bisa. Jadi kembali lagi kepada tujuan awal penggunaan sistem elektronik ini.

RS saya sebenarnya sudah cukup lama melakukan perekaman data pasien secara elektronik dengan menggunakan komputer. Namun juga masih dilakukan secara manual menggunakan kertas dan alat tulis konvensional. Jadinya malah terjadi beban ganda dan justru memperlama proses. Berbicara untuk contoh sistem elektronik dari catatan medis pasien ini misalnya, apa saja output yang kami harapkan: untuk memperbaiki proses, menghasilkan output yang lebih baik? Tentu kami mengharapkan kualitas dan kuantitas yang jauh lebih baik. Apa saja itu? Saya coba rincikan apa saja kemudahan dan perbaikan kualitas yang akan kita dapatkan bila kita menerapkan catatan medis elektronik secara baik pula:

1. Waktu tunggu pasien dari proses pendaftaran, menunggu dokter, menunggu obat, menunggu pembayaran sangat jauh bisa berkurang. Mengapa ini bisa terjadi? Coba kita bayangkan proses manual dengan menggunakan kertas dan alat tulis konvensional. Permasalahan yang biasa terjadi dan mengesalkan bagi proses pelayanan misalnya: petugas rekam medis akan mencari dokumen kertas pasien di dalam lemari arsip. Bayangkan sebuah lemari arsip yang penuh dengan tumpukan kertas pasien, terkadang catatan medis pasien tidak ada di tempatnya, hilang, dan sebagainya. Kemudian ada jarak lokasi dan waktu ketika proses manual pencarian dilakukan oleh petugas. Bayangkan waktunya bisa berapa lama. Belum lagi ketika pasien sudah sampai di depan ruang tunggu dokter, ternyata berkas catatan pasien itu belum sampai ke ruang dokter. Belum lagi dokternya bingung dengan berkas catatan medis yang dia buka, kok ada berkas riwayat catatan pasien yang hilang, tidak lengkap, atau tidak terbaca. Semua ini bisa sangat dikurangi dengan sistem elektronik yang baik. Cukup bagi petugas dengan hanya duduk manis di depan monitor komputer, melakukan entri, pencarian, dan pengiriman data pasien, semua secara elektronik. Saya sendiri pernah sejak lama (sekitar 6 tahun) menjalani sistem ini waktu masih praktik sebagai dokter, sangat efisien dan “secepat kilat”. Secepat kilat ini maksudnya bila sudah menjadi budaya alias terlatih. Ada unsur jarak dan waktu panjang yang dihilangkan di sini.
2. Kesalahan proses medis sangat bisa dikurangi. Berapa sering terjadi kesalahan penulisan resep karena tulisan resep dokter tidak terbaca, atau obat yang tertukar? Dengan sistem elektronik yang baik bisa diterapkan resep elektronik dan sistem verifikasi interaksi antar-obat yang merugikan pasien sehingga bisa mencegah terjadinya malpraktik.
3. Pasien tidak direpotkan dengan berkas-berkas yang dia bawa. Bayangkan bila suatu sistem elektronik sudah bisa dikatakan sempurna. Maka pasien cukup membawa semacam chip sebagai pengganti kartu berobat yang itu memuat semua informasi tentang pasien tersebut, bahkan pasien pun bila perlu tidak lagi membawa chip, identitas biometriknya bisa dimanfaatkan seperti rekaman sidik jari, retina mata, dan sebagainya. Sangat-sangat membantu dan mempermudah birokrasi dan keadministrasian.
4. Mempermudah edukasi. Proses edukasi pasien dan atau keluarganya biasanya menjadi permasalahan dan keluhan yang sering terjadi. Dokter terlalu cepat memeriksa dan bertatap muka dengan pasien sehingga informasi kurang bahkan tidak didapatkan dengan baik oleh pasien dan keluarganya. Di luar negeri cukup lumrah pasien mendapatkan edukasi secara elektronik. Dokter dan paramedis dibekali sistem edukasi pasien berbasiskan elektronik sehingga dapat mengakses dan memberikan informasi yang diperlukan pasien dan keluarga secara lebih baik dan lengkap. Dan bahkan pasien dan keluarga pada akhirnya diberikan akses informasi tersebut, tentu saja dengan bahasa yang sudah disesuaikan agar mudah dipahami, misalnya informasi tentang cara minum obat dengan baik dan benar, informasi tentang penyakit pasien, informasi tentang pola hidup sehat, dan sebagainya.
5. Berkas-berkas laporan menjadi realtime dan akan jauh lebih akurat. Ini masalah krusial bagi manajemen sebuah rumahsakit karena berkaitan dengan sistem pengambilan keputusan. Bila data yang diterima salah atau mengalami distorsi, tidak mustahil dampaknya jelek juga bagi proses pengambilan keputusan yang menyangkut hajat hidup kerumahsakitan.

Nah, itu sebuah contoh kecil saja begitu banyak manfaat bila sistem elektronik diterapkan dengan baik. Untuk proses di sistem lainnya dan kendala-kendalanya, akan saya paparkan ditulisan berikutnya, insya Allah.

Lanjutan: Rumahsakit Elektronik, Tulisan II